Erasmus altında hareketlilik faaliyetlerinin yönetimi ve koordinasyonu Rektörlüğe bağlı Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından yürütülür. Ancak, Erasmus Kurum Koordinatörü dışında her birim için akademik personel arasından Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul / Enstitü Müdürlükleri tarafından belirlenmiş Bölüm Erasmus Koordinatörleri bulunmaktadır.

Yukarıda anılan hareketlilik kapsamında farklı seviyelerdeki koordinatörlerin görev ve sorumlulukları ana hatlarıyla aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

Erasmus Kurum Koordinatörünün Görevleri ve Sorumlulukları

• Selçuk Üniversitesi ile Ulusal Ajans arasındaki iletişimin ve koordinasyonun sağlanması

• İkili Anlaşmalar: Birimlerin talebi doğrultusunda prosedürlerin takibi, diğer uluslararası ofislerle yazışmalar, anlaşma formların doldurulmasında destek, imza sürecinin takibi, anlaşma asıllarının saklanması, anlaşmaların posta ile gönderilmesi

• İkili anlaşmaların kontenjanlarını ve potansiyel yararlanıcı (öğrenci/personel) sayılarını değerlendirerek Ulusal Ajans teklif çağrılarına başvuru ve hibe talebinde bulunulması

• Erasmus Programının kurum genelinde ve birimler düzeyinde tanıtılması: web sayfası, e-mail, toplantı, seminer, broşür vs.

• Personel hareketliliği (ders verme/eğitim alma): planlama, koordinasyon, seçim ve hareketlilik faaliyetlerinin takibi

• Öğrenci Hareketliliği (eğitim/staj): seçim takvimini belirleme, ilanların birim koordinatörlerine iletilmesi ve birim panolarında asılmasını koordine etme, ilanla ilgili web duyurusunu yapma, başvuruları toplama, seçimin organizasyonu, öğrenci başvurularında destek, hareketlilik faaliyetlerinin takibi, Rektörlük tarafından imzalanacak evrakların hazırlanması ve takibi, öğrenim anlaşmalarının birim koordinatörleri tarafından hazırlanmasının takibi

• Hibeler: Hibe dağılımlarının yapılması, ödemelerin hesaplanması ve yararlanıcı ödeme yazılarının Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletilmesi

• Gelen öğrenci/personel: Erasmus kapsamında gelen değişim öğrencisi ve ziyaretçi öğretim elemanlarının başvuru ve hareketlilik süreçlerinin takibi

• Yıllık hareketlilik faaliyetlerine yönelik ara ve final raporlarının Ulusal Ajans’a sunulması

• Öğrenci ve personele Erasmus Programı ile ilgili danışmanlık yapmak ve problemlerin çözümlerinde destek sağlamak

Bölüm Koordinatörlerinde Aranan Özellikler

• Bu görevi yürütmeye istekli ve hazır olmak

• Erasmus Kurum Koordinatörlüğü ile eşgüdüm ve uyum içerisinde çalışmaya hazır olmak

 • Avrupa Yükseköğretim ve Araştırma Alanlarına ilgi duymak

• Çalışmaların önemini kavrayarak bilinçli olarak zaman ayırabilmek

• Sözlü ve yazılı yeterli İngilizce bilgisine sahip olmak (İlgili dokümanları okuyabilmek, Avrupa üniversiteleriyle yazışıp görüşerek Erasmus etkinliklerini organize edebilmek)

• Örgütleme, planlama ve iletişim becerileri yüksek olmak

• İnternet ve özellikle e-posta’yı etkin bir şekilde kullanıyor olmak